พิชิตองค์กรญี่ปุ่น ตอนที่ 3 มารยาททั่วไปที่จำเป็น

สำหรับตอนนี้เป็นตอนที่ 3 แล้ว ซึ่งความเดิมของตอนที่แล้วจะเน้นไปทางการสร้างความประทับใจครั้งแรก ที่นำไปสู่มนุษยสัมพันธ์ที่ดี พร้อมทั้งการรักษาเวลาเพื่อดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น มาถึงตอนนี้จะพูดถึงมารยาททั่วไป แต่จำเป็นและสำคัญเช่นเดียวกัน ซึ่งสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีแก่ผู้ที่พบเจอและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น นั้นทำให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และสร้างความน่าเชื่อถือได้ แน่นอนว่าเป็นผลดีสหรับตัวเราที่จะสร้างชื่อเสียงและเป็นที่ยอมรับของสังคม

เพื่อดำเนินงานให้ราบรื่นในสภาวะที่ตลาดมีการแข่งขันสูง จะต้องเข้าใจ「มารยาทที่จำเป็น」ต่อบริษัทลูกค้าหรือคู่ค้า จะสามารถเชื่อมโยงกับความน่าเชื่อถือ ความไว้วางใจได้ ในบทความนี้จะแบ่งเป็นหัวข้อใหญ่ๆได้ 5 หัวข้อคือ

1. การใส่ใจตัวเอง
2. การทักทาย
3. การติดต่อสื่อสาร
4. เข้าใจ Hou Ren Sou (โฮ เร็น โซ)
5. สะอาด สะสาง สะดวก และ 3 Gen (เก็น)

เริ่มจาก 1. การใส่ใจตัวเอง

การใส่ใจตัวเอง คือ ต้องคอยทบทวนตัวเอง เช่น ทรงผม การแต่งกาย เครื่องประดับ และอื่นๆที่เกี่ยวกับภาพลักษณ์ที่แสดงออก ว่าเหมาะสมตามกาลเทศะหรือไม่ หรือมีสิ่งปนเปื้อนหรือไม่ ซึ่งอาจจะมีผลกับความประทับใจ และคอยเตือนเรื่องเวลาและการเดินทางว่าเป็นไปตามกำหนดการหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ลูกค้าให้ทราบก่อน

ต่อมา 2. การทักทาย

แน่นอนที่สุดว่า การพูดคุยเริ่มจากการทักทายก่อน แล้วทักทายอย่างไรให้ประทับใจ?
「ทักทายอย่างมีชีวิตและสดชื่น」ซึ่งจะดูเป็นคนแข็งแรงและดูมีพลัง แสดงให้เห็นถึงความตั้งใจในการทำงาน
「สวัสดีครับ / คะ」พร้อมยกมือไหว้ และมีรอยยิ้ม พร้อมทั้งสบตาไว้ จะดูเป็นมืออาชีพ และสร้างบรรยากาศที่ดีในการพูดคุยได้

3. การติดต่อสื่อสาร

การติดต่อสื่อสารในที่นี้รวมไปถึงการใช้คำพูด ซึ่งมีผลต่อความน่าเชื่อถือ ถึงแม้เราอยากมีความรู้สึกอยากให้มีการพูดคุยที่ราบรื่น จึงเลือกที่จะใช้คำพูดที่ธรรมดา หรืออาจะใช้คำพูดที่ใช้กับเพื่อน ผลที่ตามมาคือคู่สนทนาอาจไม่คิดเช่นนั้นก็เป็นได้ และแนน่อนที่สุดว่า ระหว่างเรากับลูกค้าจะมีกำแพงที่กั้นอยู่ นั้นคือ 「สถานะ」เราต้องเข้าใจก่อนว่า สถานะของเราคืออะไร สถานะของลูกค้า คือลูกค้า นั้นเป็นเหตุผลว่าทำไมต้องเคารพ และเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสม อีกทั้งการสื่อสารหรือเนื้อหาสาระที่ไม่จำเป็น เช่น รสนิยมส่วนตัว การใช้ชีวิตไลฟ์สไตล์ ควรที่จะหลีกเลี่ยง เนื่องจากอาจจะทำให้เสียเวลาและอาจจะสร้างความลำบากใจ และที่ขาดไม่ได้ในการติดต่อสื่อสาร จำเป็นต้องมีหลักฐานเก็บไว้ เช่น การนัดพบเจอ เพื่อประชุม ควรที่จะส่งเมล์ เพื่อเป็นลายลักษณ์อักษร หรือการแจ้งอื่นๆควรทำแบบนั้นไว้ เพื่อป้องกันข้อมูลบางประการที่ผิดพลาดหรือตกหล่นได้

4. เข้าใจ Hou Ren Sou (โฮ เร็น โซ)

ในองค์กรญี่ปุ่นจะใช้หลัก Hou Ren Sou (โฮ เร็น โซ)ในการทำงาน คือ

Hou (โฮ) ย่อมาจาก Houkoku (โฮโคะคุ) แปลว่า รายงาน คือ ถ้าเกิดปัญหา หรือ มีเรื่องด่วน จำเป็นรายงาน เพื่อหาแนวทางแก้ไขก่อนที่จะสายเกินไป หรืออาจจะหาทางที่จะไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำอีก

Ren (เร็น) ย่อมาจาก Renraku (เร็นระคุ) แปลว่า ติดต่อหรือสื่อสาร คือ ถ้าเกิดปัญหาหรือปัญหากำลังจะเกิดขึ้น ให้ติดต่อหรือสื่อสารไว้ก่อนไว้ก่อน เพื่อรับมือกับสิ่งที่กำลังจะเกิด หรือแจ้งให้ทราบให้เข้าใจก่อน

Sou (โซ) ย่อมาจากSoudan (โซดัน ) แปลว่า ปรึกษา คือ การปรึกษาเพื่อหาแนวทางแก้ไข หรือเสนอแนวทางแก้ไขกับเจ้านาย เพื่อให้การแก้ไขหรือการปรับปรุงมีกระสิทธิภาพ พร้อมทั้งรับนำแนะนำที่จะดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

สรุปทั้ง 3 อย่างมารวมกัน คือ เวลาเกิดปัญหาหรือกำลังจะเกิด ให้รีบรายงาน เพื่อรับมือกัยสิ่งที่กำลังจะเกิด พร้อมทั้งสื่อสารทั้งลูกค้าและคนในองค์กรให้เข้าใจในแนวทางเดียวกัน พร้อมทั้งปรึกษาหารือ เพื่อหาแนวทางการแก้ไขที่ดีที่สุด

5. สะอาด สะสาง สะดวก และ 3 Gen (เก็น)

โต๊ะทำงานและการแต่งกายสะอาด สะสางสิ่งของให้เป็นระเบียบ และจัดเป็นหมวดหมู่ สะดวกที่จะหยิบใช้และสะดวกที่จะตามหา อีกทั้งใช้ 3Gen(เก็น) Genba (เก็นบะ) สถานที่จริงหรือสถานที่เกิดเหตุ Genbutsu (เก็นบุซึ) สิ่งของของจริงหรือสิ่งของจากสถานที่เกิดเหตุ และ Genin (เก็นอิน) สาเหตุที่เกิดขึ้น รวมๆแล้ว เราต้องดูสถานที่จริงเมื่อเกิดเหตุ และพิจารณาสิ่งของรอบๆที่เกิดขึ้น เพื่อหาต้นตอหรือสาเหตุว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร
ซึ่งองค์กรญี่ปุ่นจะปฎิบัติตามข้อเหล่านี้เป็นประจำ ทำให้พวกเขาทำงานดูเป็นมืออาชีพ เราเองถ้ามีการฝึกฝนและปฎิบัติเป็นประจำ จะเป็นวิชาที่ติดตัวเราไป แน่นอนว่าไม่มีใครเก่งมาตั้งแต่เกิด แต่ทักษะต่างๆอาศัยประสบการณ์และการฝึกฝน ในขณะเดียวกัน คนญี่ปุ่นเองก็ไม่ได้เก่งตั้งแต่แรก แต่พวกเขาปรับตัวและปรับปรุงตัวเองเสมอ พวกเขาก็เคยผิดพลาด แต่พวกเขาจะตั้งคำถามว่า จะปรับปรุงตัวเองอย่างไร จะพัฒนาตัวเองอย่างไร เราเองก็นำสิ่งที่ผิดพลาดมาเป็นครูและพัฒนาตัวเอง คนไทยถ้าตั้งใจก็ไม่แพ้คนชาติอื่นๆ